Weinguts-Arbeitsplatz - Ms-Teams II: Benutzer & Chats

MS-Teams ist ein leistungsstarkes Werkzeug zur Kommunikation und Zusammenarbeit, das Dir dabei hilft, die Menschen Deines Weinguts oder Deiner Weinhandlung in Teams zu verbinden und zu koordinieren. Weiterhin erleichtert es auch die Zusammenarbeit mit externen Partnern und Agenturen. Es ist eine spannende Lösung für Betriebe jeder Größe und bietet eine Reihe von Funktionen, die Dir helfen, Dein Weingut effizienter zu machen. Durch die Kommunikation und Zusammenarbeit in Echtzeit kannst Du leichter Ideen austauschen, Dateien bearbeiten, Kampagnen planen und Probleme lösen - und das sogar völlig kostenlos! Daher erklären wir in unserer Blog-Reihe zu MS-Teams aus unserer eigenen Erfahrung, wie Du Teams einrichtest und sinnvoll in Deinem Weingut oder in Deiner Weinhandlung einsetzen kannst.

 

Die ganze Reihe "Teams in Weingut & Weinhandel"

1. Wahl des Paketes und Einrichtung eines kostenlosen oder kostenpflichtigen Teams.
2. Einrichten von Benutzern und der ersten Chats.
3. Wie Du Dein Weingut in MS-Teams sinnvoll strukturierst.
4. Anrufe und Meetings und Termine mit Teams planen

 

Wie bekomme ich mein Team in Teams?

Beim Einrichten von Teams musst Du eine Liste von Benutzern erstellen und ihnen Zugriff auf das Programm geben. Es empfiehlt sich außerdem, Gruppenchats zu erstellen, um Kommunikation und Zusammenarbeit zu vereinfachen. Wenn Du erst einmal selbst ausprobieren willst, überspringe diesen Artikel und führe das später durch, wenn Du soweit bist und Dein Team einführen willst. Wenn Du schon weißt, wen Du alles mit an Bord nehmen willst, lege Dir jetzt eine Liste (z.B in Excel) mit den Personen (Vorname, Nachname, E-Mail Adresse etc.) an und mache dann weiter.

So legst Du Benutzer / User an:

Um in Microsoft Teams einen Benutzer anzulegen und ihm Zugriff auf Teams zu geben, musst Du folgende Schritte ausführen:

1. Melde Dich bei Deinem Admin-Konto für Microsoft Teams an.
   1. Öffnen den Abschnitt „Benutzer/aktive Benutzer“ im Menü „Verwaltung“ und wählen dann die Option „Benutzer hinzufügen“ aus.
   2. Fülle alle notwendigen Felder mit den Details des neuen Benutzers aus, z.B. seinem Namen, E-Mail-Adresse usw., und klicke anschließend auf die Schaltfläche "Speichern".
   3. Wenn Du keinen Zugriff auf das Admin-Konto hast, klicke im installierten Programm auf die drei Punkte neben dem Team-Namen des Standard Teams (links einmal auf "Teams" klicken) und gehe dort auf "Mitglied hinzufügen" und gebe eine E-Mail Adresse ein.
2. Wenn der neue Benutzer im System erstellt wurde taucht er in wenigen Minuten auch in Deinem Teams-Programm auf und Du kannst mit der Person direkt Chatten. (Mehr dazu weiter unten)
3. Um ihn in ein Team zuzufügen, klicke auf die drei Punkte neben dem Team Namen in der Liste der Teams, dann auf „Mitglied hinzufügen“  und Tippe den Namen ein (es kann ein paar Minuten dauern, bis der hier auftaucht).

Tipp: Auf den drei Punkten unter „Team verwalten“ kannst Du alle Mitglieder und Gäste einsehen, auch wieder aus dem Team entfernen und zum Administrator machen (der dann auch das Team verwalten darf). Wenn Du einen Nutzer ganz löschen willst, gehe wieder in Dein Admin-Konto, klicke auf den Benutzer und dann auf „Benutzer Löschen“ oben. Das ist insbesondere wichtig, damit Deine Lizenzen wieder für andere Nutzer_Innen aus Deinem Betrieb frei werden.

Du kannst auch Mitglieder Deines Teams direkt über die drei Punkte im Teams-Programm einladen, das Admin-Konto bietet einfach mehr Möglichkeiten der Einstellung gerade bei den kostenpflichtigen Paketen. Bei dem kostenlosen Paket kannst Du aber auch gleich über die drei Punkte einladen.

Du solltest mindestens eine_n Nutzer_in anlegen, damit Du die Funktionen testen kannst. Wenn Du das noch nicht mit Deinem Team ausprobieren willst, kannst Du auch eine andere E-Mail Adresse nehmen und das an einem anderen PC testen.

Mit den Mitgliedern Deines Teams chatten:

Du kannst Microsoft Teams nutzen, um mit Leuten zu chatten, Dateien zu teilen und in Gruppenchats oder privaten Chats zu kommunizieren.  Klicke links in Teams auf „Chat“ und  dann oben auf das kleine Stift-Symbol (graue Leiste ganz oben links kleiner Kasten mit Stift). Es gibt auch verschiedene Chat-Optionen wie Einzelne Chats, Gruppenchats und Kanäle.

1. Einzelne Chats: Mit dieser Option kannst Du mit einer Person oder Gruppe direkt chatten. Tippe einfach den Namen der Person ein und dann eine Nachricht.
2. Gruppenchats: Dies ist eine Art Chatroom, in dem mehrere Benutzer gleichzeitig chatten und Dateien austauschen können. Du kannst einen Gruppenchat einfach eröffnen, indem Du mehrere Namen hier auswählst und einfügst.
3. Kanäle: Kanäle sind spezifische Bereiche innerhalb von Teams, in denen Teammitglieder nach Projekten oder Themen sortiert werden können. Jedes Team hat einen öffentlichen Standardkanal, aber es gibt auch private Kanäle für die Kommunikation zwischen bestimmten Teams und Gruppen.  (Dazu später mehr im folgenden Artikel.)

Du kannst auch Dateien, Bilder und Videos in den Chat einfügen, indem Du auf die Schaltfläche „Datei anhängen“ klickst (Büronadel unter dem Text).  Mit der Funktion „@NAME“ kannst Du eine Person oder Gruppe in einem Chat erwähnen, um sicherzustellen, dass sie über den Chat informiert wird. Klicke auf das "A-Stift" Symbol um mehr Möglichkeiten der Textgestaltung zu haben.

Tipp: Richte eine Mitarbeiter-Chatgruppe, in der alle Mitarbeiter miteinander kommunizieren können. Dies ermöglicht den Mitarbeitern, schnell und effizient über aktuelle Projekte und Herausforderungen zu sprechen. Hier kannst Du alle neuen Mitarbeiter_Innen immer einfügen und Sie dem Team vorstellen und gibst auch einen Raum für lose Gespräche.

Nachdem der Chat eröffnet wurde findest Du auch alle geteilten Dateien oben im Reiter "Datei" und Du kannst die Person / alle Personen des Chats über das Anruf / Video-Symbol rechts oben anrufen. Aber dazu erzählen wir mehr im eigenen Artikel dazu. Du kannst Die Gruppe auch über das Stift-Symbol oben links neben den Namen umbenennen und über die drei Punkte immer oben in Deiner Liste "anheften". Hier findest Du auch nochmal ein Video mit Erklärung dazu.

 

Demnächst geht es weiter mit  "Wie Du Dein Weingut in MS-Teams sinnvoll strukturierst".

 

Christian hat lange als Berater für Technologie-Firmen und Weingüter an der Mittelmosel gearbeitet, einen Abschluss in Informatik und bereits Teams bei Winestro.Cloud und Organisationen mit hunderten Personen eingeführt . Sein Feld sind Schnittstellen, Marketing, Webshop-Systeme und mobile Geräte. Klingt unser Konzept interessant für Sie? Dann testen Sie uns hier kostenlos und unverbindlich!