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Winestro.Cloud: Weinbau-online Blog

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01 Aug 2024

Datenübernahme: Dein Stressfreier Software-Umstieg

Wir legen größten Wert darauf, dass durch eine Umstellung auf Winestro.Cloud Ihr Betriebsablauf nicht unterbrochen wird. Daher übernehmen wir die Daten aus Deinem Alt-Programm bei Terminvereinbarung in der Regel  innerhalb von 24 Stunden. Das bedeutet für Dich, dass Du am nächsten Tag in Winestro.Cloud weiter arbeiten kannst und Deine Alt-Software noch nebenher einsehen kannst. So ist ein fließender Übergang ohne Stress und mit doppeltem Boden möglich: Bei der Datenübernahme mit Prozessprüfung hast Du außerdem die Möglichkeit eine Weile mit Deinen Daten im Programm parallel zu arbeiten und so die Datenqualität beim finalen Import nicht nur zu kontrollieren, sondern spürbar zu verbessern!


Wie läuft eine Datenübernahme ab?

Eine Datenübernahme läuft für Dich sehr unkompliziert ab - du musst uns nur die Daten zur Verfügung stellen und das Ergebnis kontrollieren:

  1. Arbeite Dich erst mit unseren Beispiel / Musterdaten in Ruhe ein.
  2. Vereinbare anschließend einen Termin mit uns, an dem Du die Datenerfassung bzw. Büroarbeit für 24 Stunden ruhen lassen kannst.
  3. Ein_e Mitarbeiter_In von uns erstellt per Fernwartung eine Sicherungskopie Deiner Alt-Software und überträgt diese zu uns.
  4. Wir führen die Datenübernahme für Dich durch und in der Regel kannst Du dann am nächsten Tag mit Deinen Betriebsdaten weiter arbeiten.
    1. Bei einer Datenübernahme mit Prozessprüfung kannst Du eine Weile parallel mit den Daten arbeiten um das Programm im Echt-Modus zu sehen und Feedback geben, das wir dann an der finalen Übernahme berücksichtigen können.
  5. Prüfe die Datenübernahme stichprobenartig und nehme die Übernahme ab.

Mehr Details zum Ablauf findest Du hier.
 

Von welchen Programmen wird übernommen?

Mittlerweile können wir die Daten von sehr vielen Programm aus und um den Weinbau übernehmen. Mehr dazu findest Du weiter unten bei den detaillierten Datenimporten oder Listen-Importen Darunter fallen bisher folgende Alt-Programme aus dem Weinbaubereich und der Büroverwaltung:

  • Magnum, Winitas, VP, Weinhelp, Oenovin, LBG-Kellerbuch, ProVino, Wein2000, GS-Auftrag, Lexware, Veritas, Weinmann, Vinou, Commendo, SK O&W, Euro-Sales Vino
  • Je nachdem wie Deine Daten vorliegen, können wir auch jedes Tabellen-Format wie Excel / CSV etc. importieren. Frage uns einfach!
  • Auf Wunsch können wir (je nach Programm) auch mehrere Listen und Dateien übernehmen und in Winestro.Cloud zusammenführen.

 

Detaillierter Datenimporte mit Beleghistorie

Um Dir einen Überblick zu geben, siehst Du hier grob umrissen, was wir von anderen Anbietern  übernehmen können. Alle Details stellen wir Ihnen vor der Beauftragung der Datenübernahme ausführlich dar. Folgende Tabelle bezieht sich auf die Programme:

  • Apys
  • Commendo
  • Euro-Sales Vino
  • Magnum
  • Oenovin
  • ProVino
  • SK O&W
  • Vinou
  • VP
  • Wein2000
  • Weinhelp
  • Weinmann
  • Winitas
  Eigen-Import1 Kunden-Import Standard-Import Maxi-Import
Kunden ✔ ✔ ✔ ✔
Lieferadressen ✔4 ✔ ✔ ✔
Kundengruppe2 ✔ ✔ ✔ ✔
Artikel ✔   ✔ ✔
Preise ✔   ✔ ✔
Touren3       ✔
Rechnungen
(3Jahre)		     ✔5 ✔
Rechnungen
(5Jahre)		       ✔6

1 Durch Dich selbst im Programm mithilfe von Excel-Vorlagen kostenlos möglich.
2 Nicht bei Wein2000
3 als Kundengruppen | Nicht bei Wein2000, Weinmann und ProVino, SK O&W, Commendo
4 Stapel-Import für einzelne Kunden möglich
5 Rechnungen bei Weinmann nur im Maxi-Import, dann aber 5 Jahre
6 Für mehr Jahre können wir ein individuelles Angebot erstellen.


Importe von Listenexporten aus dem Alt-Programm:

Hier übernehmen wir Kunden und ggf. Kundengruppen. Bei nicht aufgeführten Programmen benötigen wir eine Datensicherung und unterbreiten Dir dann gerne ein Angebot zu einer Übernahme. Auch andere für ihren Betrieb spezielle Punkte können bei Bedarf als Auftragsarbeit übernommen werden, gerne lassen wir Dir ein Angebot zukommen. Angaben und Preise beziehen sich immer Auf einen Betrieb und eine Datenbank oder auf eine Listen-Datei je Entität (Kunden, Artikel...). Das ist bei folgenden Programmen möglich (aber auch allem, von dem aus Du Excel-Listen exportieren kannst):

  • GS-Auftrag
  • Lexware
  • Veritas


Standard Übernahme vs. Prozessprüfung:

Um Dir ein gutes Bild zu machen, kannst Du Winestro.Cloud jederzeit ausgiebig mit von uns bereitgestellten Musterdaten testen, mit denen Du Dir ein gutes Bild der Software-Funktionalität machen kannst. Bei der Standard-Übernahme spielen wir Deine Daten ein, Du kontrollierst die Daten und nimmst den Import durch Inbetriebnahme ab (oder wir korrigieren noch nach falls Dir etwas auffällt wie s.u. erklärt).

Für sehr große Betriebe ist es aber wichtig das Programm schon mit den eigenen Daten ausgiebig zu testen: Das nennen wir "Prozessprüfung". Hierbei wird die Datenübernahme mehrfach / mindestens zwei mal (zu Beginn einer Testphase und beim richtigen Start) eingespielt. Dazwischen hast Du bis zu sechs Wochen Zeit die Daten zu kontrollieren, Belege etc. damit zu erstellen und Statistiken zu prüfen. Dein Feedback nehmen wir dann in die zweite Übernahme mit auf. Daher fällt bei dieser Übernahme ein 50% Aufschlag auf den Preis des Übernahme-Paketes an.

Alle Preise zu den verschiedenen Modulen findest Du immer hier (etwas runter scrollen).


Datenquellen zusammenführen:

Wenn Du noch weitere Listen aus E-Mail Programmen oder anderen Quellen hast, können wir das auch zusammen mit einem Datenimport für Dich verarbeiten und die Kundendaten harmonisieren. Sprich uns einfach bei Beauftragung an und wir zeigen Dir was möglich ist. So landen auch verteilte Daten für die handhabbar in Deinem neuen System.
 

Was ist, wenn ich etwas geändert haben möchte?

Nach der Datenübernahme kannst Du Fehler vor dem Start mit dem Programm (Erzeugen von Rechnungen) korrigieren lassen und wir können automatisierbare Änderungen - wie zum Beispiel neue Kundengruppen - beim Import mitberücksichtigen. Im Programm bieten wir weiterhin über die Selektionswerkzeuge einfache Möglichkeiten Daten mit Regeln zu ergänzen, neue Gruppen zu erstellen, Debitorennummern zu setzen oder sogar Daten mit KI-Modulen aufbereiten zu lassen: So erhältst Du nicht nur eine einfache Übernahme für einen stressfreien Start, sondern am Ende noch dazu besser strukturierte Daten.