9 klassische Fehler in der Weingutsverwaltung | Checkliste

... und wie Sie es besser machen können! Nach dem Erfolg der Artikel "10 Grundproblemen vieler Weingüter in Sachen Internet" und "10 Wege die Kosten in der Weingutsverwaltung zu senken" haben wir uns dazu entschlossen diese Reihe weiter zu führen: Durch unsere tägliche Arbeit mit vielen hunderten Weingütern und tiefen Einblicken in ihre Arbeitsweise, können wir Ihnen ein paar wichtige Tipps mitgeben, wie Sie mehr aus Ihrem Betrieb holen können. Eine wichtige "Maschine" dabei ist ihre Software: Die spart Ihnen am Ende nicht nur bares Geld, sondern kann Ihnen auch helfen mehr Zeit freizusetzen und die Bindung zu Ihren Kunden zu verbessern.

 

1. "Ich schreib mir das mal schnell auf einen Zettel..."

Folgende fiktive Szene: "Herr Müller steht am Weingut, kauft Wein für seinen 50. Geburtstag im Sommer und erhält eine Quittung vom Quittungsblock. Etwas vom neuen Wein hätte er auch mitgenommen, wenn er schon gefüllt gewesen wäre." Hier wurde gerade viel Geld verschenkt und es ist ein Klassiker in der Verwaltung vieler Weingüter was die Kommunikation angeht: Die Rede ist vom Kommunikationsmanagement. Weingüter wissen in der Regel sehr viel über Ihre Kunden, was sie aber meist nicht richtig einsetzen.

Unser Tipp: Dokumentieren Sie jede Kundenkommunikation einheitlich in Ihrer Weinguts-Verwaltung. Die Kundenkarteikarte einer guten Software sollte direkt alle Punkte ersichtlich auf einen Blick zeigen!

• Erfassen Sie jede(!) Bestellung immer in Ihrer Verwaltungs-Software: Nur so sehen Sie, welcher Kunde welchen Wein mag und wie viel er bereit ist auszugeben. Das benötigen Sie für eine gute Vermarktung.
• Dokumentieren Sie alle(!) Gespräche zur späteren Auswertung (z.B. in der App). Hier ist nicht nur der Inhalt, sondern auch Zeit und Frequenz der Kontakte entscheidend. Wann kauft welcher Kunde was und warum?
• Dokumentieren Sie Geburtstage/Feste/Aussagen Ihrer Kunden auf jeden Fall und legen Sie einen Termin eine Woche vor runden Geburtstag / wichtigen Termin an: Ein guter Weg alte Kunden mit einer Probenflasche wieder zu reaktivieren oder sich mit einer freundlichen Geste in Erinnerung zu bringen.
• Werten Sie fehlerhafte Rückläufe in E-Mails und Briefen auf jeden Fall aus und passen Sie die Daten an. (Verzichten Sie gelegentlich auf Infopost.)

 

2. Statistik? Ach ... das für die Bestandsmeldungen!?

Viele Weingüter (die wie oben angegeben immer dokumentieren) sitzen auf einem wahren Schatz an Informationen und Daten. Oft werden die Daten nicht ausgewertet oder bestenfalls für eine Bestandsmeldung genutzt. Durch Analysen von Weinguts-Daten konnten wir schon öfters Umsatzeinbrüche ausfindig machen und durch konsequente Kundenrückgewinnung den Verlust minimieren. Diese Informationen zu besitzen ist aber nur die halbe Miete: Neben der detaillierten und kreativen Auswertung ist aber auch die Struktur der Informationen sehr wertvoll. Die eigenen Artikel sind meist nur in Artikelgruppen gegliedert und über Zusammenhänge zwischen den einzelnen Warengruppen haben sich viele Weingüter noch kaum Gedanken gemacht.

Unser Tipp: Strukturieren Sie Ihre Daten sinnvoll und werten Sie diese regelmäßig aus. Die richtigen Fragen sind hier entscheidend: Versuchen Sie dabei Zusammenhänge zwischen Kaufverhalten und Kundenprofil herzustellen

• Gliedern Sie Ihre Artikel in sinnvolle statistische Warengruppen. (Zum Beispiel nach Jahrgängen, Weinfarbe, Restsüße, Gutswein,...)
• Vergleichen Sie einzelne Warengruppen, Umsatzzeiträume und Artikel miteinander. Suchen Sie dabei nach Auffälligkeiten und Ausschlägen.
• Vergleichen Sie Zeiträume (Vorjahr / Vormonat / Quartal des letzten Jahres) miteinander und analysieren Sie Veränderungen.
• Gruppieren Sie Ihre Kunden nach eindeutigen Kriterien. Welche Kunden sind ihre Cashcows?
• Seien Sie kreativ und beschäftigen Sie sich regelmäßig mit Statistiken und ihren Aussagen: Speichern Sie aussagekräftige Statistiken als Reports ab.
• Holen Sie sich Hilfe: Lassen Sie Ihre Daten von Experten - die vielleicht neue Ideen mit einbringen - auswerten und detaillierte Berichte erstellen.

 

3. Kontrolle über das eigene Geld verloren

An der Supermarkt-Kasse würden sich die meisten Menschen bei wenigen Cent Differenz beschweren und diese Einfordern. Seltsam, dass viele Weingüter bei den eigenen Außenständen mehr als nachlässig sind: Fast 50.000 € Außenstände! Klingt verrückt? Ist es aber nicht: Immer wieder stellen wir bei Datenübernahmen aus Alt-Software massive Außenstände fest, da Zahlungen nicht dokumentiert oder Rücklastschriften nicht richtig vermerkt wurden. Manchmal ist das auf fehlende Struktur, oft auch auf falsch verstandenes Entgegenkommen in Richtung des Kunden zurückzuführen. Damit geht Ihnen nicht nur das Geld direkt verloren - Sie zahlen auch zu viel Steuern, müssen nachfordern und verlieren so gleich doppelt und dreifach.

Unser Tipp: Arbeiten Sie mit einer Zahlungseingangskontrolle und einer Kontier-Möglichkeit für Ihren Steuerberater oder Ihre Finanzbuchhaltung.

• Stellen Sie sinnvolle Mahnungszeiträume in Ihrer Software ein und mahnen Sie konsequent, freundlich aber bestimmt.
• Prüfen Sie alle offenen Posten wöchentlich.
• Exportieren Sie alle Belege regelmäßig an einen Finanzbuchhalter oder Ihren Steuerberater.
• Nutzen Sie automatische Import-Funktionen der FiBu-Schnittstelle zum Abgleich offener Posten.

 

4. Zu viel Handarbeit im Büro

Egal ob Rechnungen mit Word und Quittungsblock, ein händisches Keller- und Flaschenbuch oder das Eintüten von Serienbriefen. Im Weingut wird gerne für die Ersparnis von ein paar Euro viel Zeit und Schweiß investiert. Oft relativiert sich der Gewinn schnell, wenn man die eigene Stunde Arbeitszeit einmal mit 20€/Stunde rechnet. In der freigesetzten Zeit könnte man sich auf andere Dinge konzentrieren: Wein machen, Gewinnen von Kunden, Marketing, Entspannung .....

Unser Tipp: Rechnen Sie Ihre eigene Arbeitszeit und nehmen Sie sich mal ein paar Stunden Zeit, die Prozesse in Ihrem Weingut zu optimieren. Hier ein paar Hinweise, was man auch einfacher gestalten könnte:

• Schreiben Sie möglichst wenig per Hand: Der Quittungsblock und Word sparen nur auf den ersten Blick Zeit und haben bei Belegen nichts zu suchen - dafür gibt es PCs und Kassensysteme!
• Schaffen Sie das händische Keller- und Flaschenbuch ab. Informieren Sie sich zum Thema amtliche Zulassung!
• Tüten Sie Ihre Serienbriefe noch ein? Informieren Sie sich bei lokalen Druckereinen oder im Netz nach Frankierservices!
• Geht auf Ihren Weintouren viel Zeit verloren: Dann planen Sie Ihre Touren nach der kürzesten Route und erstellen Sie Belege direkt vor Ort!
• Selbst das Einkaufen von Paketmarken kostet wertvolle Zeit - das Bezahlen und die Fehldrucke noch gar nicht eingerechnet. Nutzen Sie automatische Frankier-Services!
• Eine Weinbestellung am Telefon ist zwar für die Kundenbindung nicht schlecht, die Bestellung über einen Webshop geht aber viel schneller und spart Ihnen das Abtippen und viel Kommunikationsarbeit.
• [...] Hier finden Sie sicher noch mehr Punkte!

 

 

5. Der Computer geht ja noch... irgendwie...

Steckt Ihr USB-Sicherungsstick gerade in Ihrem PC? Wer schon einmal einen Blitzschlag, Feuer- oder Wasserschaden im Weingut erlebt hat, kann ein Lied davon singen: Die IT-Infrastruktur ist auf solche Ausfälle oft nicht vorbereitet und sie geschehen immer genau dann, wenn wichtige Ereignisse anstehen. Aber auch das tägliche Arbeiten mit schlechter Software oder veralteten Computern kostet wertvolle Zeit und vor allem Nerven. Ein Rechenbeispiel: Wenn das Öffnen von Ihrem Textverarbeitungsprogramm auf einem alten Computer 5 Sekunden länger dauert und Sie an einem normalen Bürotag (2x die Woche) 20 Dokumente aufmachen, warten Sie pro Jahr ca. eine Stunde. (Der Durchschnittsnutzer kommt so alleine schnell auf mehrere Stunden warten pro Jahr.) Die Laune sinkt, man ist unmotiviert oder macht mit etwas anderem weiter und vergisst wichtiges. Denken Sie einmal so: Wenn Ihr Auto trotz Reparatur nur noch 30 km/h fahren könnte, würden Sie es ja schließlich auch nur noch ersetzen.

Unser Tipp: Investitionen in schnelles Internet und neue Computer mit guter Software zahlen sich in der Regel binnen zwei Jahren monetär aus - ganz zu schweigen von Ihren Nerven und Ihrer Laune!

• Sichern Sie Ihre Daten regelmäßig in verschiedenen Brandschutzabschnitten.
• Investitionen in schnelle Computer und Internet zahlen sich im Geldbeutel, Ihrer Konzentrationsfähigkeit und Ihrer Laune aus.
• "Das haben wir immer so gemacht" ist der Bremser von Innovation: Testen Sie neue Software und lassen Sie sich auf neue Konzepte ein.

 

 

6. Schnell schnell ... das muss gleich raus!

Frisch aus unserem Hilfeforum um 16:30 Uhr: "Unser Newsletter muss heute noch unbedingt raus, weil morgen das Hoffest stattfindet und jetzt wird mein Bild nicht richtig angezeigt....". Erst heute auf das Hoffest morgen hinweisen? Das kann man besser machen. Den "Newsletter" können Sie hier gerne durch Brief | Weinkarte | Liefertour oder ähnlichem ersetzen. Natürlich muss auch mal etwas kurzfristig erledigt werden - langfristige Planung spart Ihnen aber nicht nur Zeit und Nerven: Kunden können auch besser angesprochen werden und sich langfristig einstellen. Kauf- und Handlungsbereitschaft entstehen sehr selten spontan, sondern reifen über längere Zeiträume und sind das Ergebnis mehrfacher, genau geplanter Kontakte.

Unser Tipp: Nutzen Sie frühzeitig Meilenstein- und Planungswerkzeuge und planen Sie das Planen ein!

• Nehmen Sie sich einmal im Quartal ein wenig Zeit um Aktionen wie Newsletter, Briefversand etc. zu planen. Wann machen Sie was und was benötigen Sie bis dahin an Vorbereitung?
• Legen Sie Meilensteine an und bis was etwas erledigt sein muss. Weisen Sie Verantwortliche zu und prüfen Sie die Umsetzung.
• Bereiten Sie Newsletter und Briefe im Voraus vor und stellen Sie (zum Beispiel in Winestro.Cloud) nur noch die Versandzeit ein. Das Versenden erfolgt automatisch und Sie haben es aus dem Kopf!
• Laden Sie ruhig mehrfach und mit ausreichend Vorlauf zu ihren Veranstaltungen ein!

 

7. Das "alles-alleine-machen-Syndrom"

Einige Winzerinnen und Winzer sind Spezialisten in Sachen Telefonieren, können Etiketten gestalten, kümmern sich um die Versandkartons, verwalten den Webshop, kommunizieren mit den Kunden, analysieren den Webseiten-Traffic und gestalten Weinlisten selbst. Hier eine wichtige Botschaft: Auch wenn Sie das hinbekommen, es gibt Menschen, die das besser können! Wenn Sie einen schönen Haarschnitt haben möchten gehen Sie in der Regel ja auch zum Friseur und zücken nicht die Heckenschere!

Unser Tipp: Wenn Sie sich nicht voll damit auskennen, lassen Sie Profis ran!

• Suchen Sie sich Hilfe in Sachen Design bei einer Agentur: Das kann Anfangs eine größere Summe kosten, Sie erhalten aber ein Leitbild für Ihren Betrieb und eine Beratung, an der Sie über Jahre gewinnen werden!
• Lassen Sie sich professionelle Druckvorlagen, Briefpapiere, Weinkarten und E-Mail Vorlagen erstellen. Das spart viel Zeit im Tagesgeschäft und verbessert ihr Auftreten gegenüber Kunden immens.
• Weniger ist mehr: Auch wenn es schwer fällt: Trennen Sie sich von verwaisten Webseiten-Kategorien und Auftritten, die nicht mehr gepflegt werden. Schneiden Sie ab, damit Neues nachwächst!

 

8. Preisbildung aus der Kristallkugel

Eine Literflasche sehr guten Rieslings für 3€? Gar nicht mal so selten: Hier wird vermutlich Querfinanziert: Woher wissen Sie eigentlich, wie viel eine Flasche Wein bei Ihnen kosten muss? Hand aufs Herz - haben Sie verlässliche Zahlen oder nur grob im Blick, wie hoch das Jahresendergebnis sein soll? Noch ketzerischer könnte man fragen: Woher wissen Sie eigentlich, dass Sie Ihren Kunden den gleichen Wein nicht für 2€ mehr verkaufen könnten? Fragen Sie einmal Ihre Kunden bei einer Blindverkostung, was Ihnen die Flasche Wein wert wäre: Sie werden überrascht sein!
 

Unser Tipp: Betreiben Sie knallharte Preisbildung und probieren Sie neue Produktlinien aus!

• Erfassen Sie Ihre Produktionskosten in der Schlagkartei, dem Keller und bei der Ausstattung der Weine. Rechnen Sie hier ganz genau nach und passen Sie die Preise ggf. an. "Querfinanzierungen" von Weinen kostet Sie nur Geld und Sie sollten die Produktlinie anpassen oder entfernen!
• Wenn Sie bei einer Erhöhung (12%) von 5 auf 6 Euro  10% Absatz verlieren, haben Sie 2% Gewinn und nicht 10% Verlust gemacht!
• Füllen Sie einmal einen Wein in kleiner Stückzahl in eine bessere Flasche mit aufwändigerem Etikett und testen Sie, ob Ihre Kunden bereit sind dafür zu zahlen.
• Interviewen Sie einmal Kunden, was sie bereit wären für den neuen Wein einer neuen Linie zu zahlen.
• Bieten Sie unterschiedliche Weine unterschiedlichen Teilen Ihrer Kundenstämme an. (Warum sehen Ihre Preislisten für alle Kunden überhaupt gleich aus?!)

 

9. Das haben wir schon immer so gemacht!

Viele Weingüter sind in ihrem Tagesgeschäft gefangen und "irgendwie läuft es ja schon". Wenn Sie in den Punkten 1-8 viele Fehler begehen, bleibt Ihnen natürlich wenig Zeit sich mit neuen Aspekten zu beschäftigen. Neuerungen und Umstellungen werden dann oft als bedrohlich oder zu aufwändig empfunden, obwohl Sie Zeit und Energie freisetzen könnten. Unternehmen sind aber besonders dann erfolgreich, wenn sie sich gut auf wechselnde Bedingungen einstellen können und auf neue Trends reagieren. Stillstand ist in jedem Gewerbe problematisch - hier muss nicht gleich der ganze Betrieb umgestellt werden, kleine kontinuierliche Schritte sind oft die Keimzelle des Aufbruchs:

Unser Tipp: Bleiben Sie neugierig und hören Sie nie auf zu lernen! Die wirklich erfolgreichen Firmen sehen Chancen in Veränderungen und schieben wichtige Entscheidungen nicht auf, da diese Energie und Zeit freisetzen können.

• Nehmen Sie sich ab und an Zeit um "über den Tellerrand zu schauen". Testen Sie Neues!
• Abschauen ist keine Schande! Reden Sie mit Ihren Mitbewerbern und schauen Sie mal auf deren Webseiten und Facebook-Seiten, was diese richtig machen: Lassen Sie sich inspirieren!
• Streichen Sie den Satz "das haben wir immer so gemacht" und "läuft ja irgendwie" aus Ihrem Sprachgebrauch!
• Seien Sie auch gegenüber sich selbst kritisch und Verbesserungen aufgeschlossen.
• Nehmen Sie nichts als in Stein gemeißelt hin: Geht nicht gibt es nicht!

 

 

Dr. Tobias Scholl ist u.a. promovierter Wirtschaftsgeograph und verfügt neben einem Diplom in Geographie und einem Abschluss in Biologie auch über einen Abschluss in Informatik. Sein Hauptfeld ist die Dokumentenerzeugung, Kundenkommunikation sowie die Auswertung und Analyse von Daten. Klingt unser Konzept interessant für Sie? Dann testen Sie uns hier kostenlos und unverbindlich!