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16 Jun 2018

Mailing II: So sammelt Ihr E-Mail Adressen

Nach der DSGVO überarbeiten viele Weingüter ihren Stamm an E-Mail Adressen. Denn: Was nutzen die besten Programme mit gutem Newsletter, wenn man keine Adressen hat, an die man sie senden kann. Bei den Datenübernahmen aus alten Weinbau-Programmen fällt uns immer wieder auf, dass in vielen Fällen weniger als 5% der Kunden eine E-Mail Adresse hinterlegt haben - von Zustimmungen für Werbe-Mailings o.ä. ganz zu schweigen. Wir erklären Euch in diesem Artikel, wie Ihr mit fünf einfachen Schritten zum professionellen E-Mail Sammler werdet und damit Eurem Weingut, der Umwelt und vor allem auch Euren Kunden etwas Gutes tun könnt.

 

Was Euch eine E-Mail Adresse bringt

Warum man möglichst viel auf E-Mail setzen sollte, haben wir in unserem Artikel zum Thema "papierloses Weingut" schon eindrücklich dargelegt. Egal ob Brief, Rechnung oder anderer Beleg. Hier nochmal die wichtigsten Argumente:

  • Einsparung von Papier, Tinte und Druckerverschleiß - gut für den Geldbeutel und die Natur
  • Einsparung von Portokosten
  • Einsparung von Zeit (denn auch Drucken und Kuvertieren kostet)
  • Schnellere Übermittlung an den Kunden und schnelles Feedback
  • Besserer Überblick über die Kommunikation mit dem Kunden
  • Direkte Feedbackmöglichkeit des Kunden - z.B. können Bestellungen zur Aktion direkt erfolgen!
    (Bei einem Brief muss man erst an den PC - da haben den Brief schon über 80% der Kunden weg gelegt!)

 

Sammelstelle Nummer 1: Die eigene Homepage

Die eigene Homepage wird täglich von vielen Kunden besucht: Ermöglicht es Euren Kunden daher, sich schnell und einfach mit einem Anmelde-Formular direkt auf der Homepage zum Newsletter anzumelden. Dieses Prozedere nennt sich "Double Opt-In" und bedeutet soviel wie "zweifache Anmeldung". Um DSGVO-Konform zu handeln, müssen dabei folgende Schritte beachtet werden:

  • Der Kunde muss seine E-Mail am besten mit Vor- und Nachname angeben.
  • Der Kunde muss darüber belehrt werden, dass er mit der Anmeldung einen Newsletter erhält und wie er diese Einwilligung jederzeit widerrufen kann.
  • Nach der Anmeldung muss der Nutzer eine E-Mail mit einem Bestätigungslink erhalten.
  • Erst wenn der Kunde damit die Anmeldung bestätigt, darf er in Euren Verteiler aufgenommen werden.

Dieses Prozedere bieten wir auch mit unserer Double Opt-In Schnittstelle an. Diese wird in Eure Homepage integriert und wickelt alles vollautomatisch ab. Ihr müsst die Anmeldungen nur noch in Winestro.Cloud dem richtigen Kunden zuweisen oder ggf. neu anlegen. So sieht das dann aus.

 

Sammelstelle Nummer 2: Belege, Briefe und Bestellungen

Nehmt einmal Euren letzten Serienbrief in die Hand: Ihr überlegt vielleicht gerade, was ein ausgedruckter Brief mit der E-Mail zu tun hat? Ganz einfach: Ihr hätten ihn auch elektronisch senden können. Da das schon nicht getan wurde, hättet Ihr hier wenigstens auf eine E-Mail hinarbeiten können. Daher unser Tipp an Euch:

  • Fordert Kunden in postalischen Anschreiben auf, Euch ihre E-Mail Adresse zu schicken
  • Denkt daran, dass auch die Preisliste per E-Mail rausgehen könnte
  • Sagt dem Kunden gleich, was es ihm bringt: Er spart Arbeit, Zeit und tut etwas Gutes für die Umwelt
  • Hinterlegt einen QR-Code mit Eurer E-Mail Adresse darin auf Belegen, der Kasse, den Zetteln.
    (Einen QR-Code könnt Ihr Euch in Winestro.Cloud auf der Startseite des Programms selbst erstellen)
  • So könnte ein Beispiel unter einem Beleg oder Brief für einen gewissen Zeitraum aussehen:
    (Dazu bietet sich vor allem das Briefpapier an. Später kann es eine kleine Druck-Notiz sein.)

Sehr geehrter Herr Mustermann,
helfen Sie mit uns zusammen der Umwelt und melden Sie sich bei unserem E-Mail Verteiler an. Schreiben Sie an info@musterweingut.de und erhalten Sie ab jetzt Informationen umweltfreundlich und elektronisch. Danke!

 

Sammelstelle Nummer 3: Der eigene Webshop

Es hört sich zwar einfach an, aber nur bei wenigen Weingütern wird eine Webshop-Bestellung auch gleich in der Kundenkartei hinterlegt. Dabei liefert Euch der Kunde hier doch schon gleich seine E-Mail Adresse ggf. samt Einwilligung zur Kommunikation auf dem Silbertablett. (Achtet hier auf die AGBs und entsprechende Haken im Shop.)

  • Hinterlegt die E-Mails ankommender Bestellungen sofort im Kunden
    (In Winestro.Cloud bei Neuanlage automatisch - ansonsten Vergleich im Reiter "System")
  • Erfragt dazu mit einem gesonderten Haken, ob der Kunde auch (widerrufbar) Euren Newsletter empfangen möchte (hier gilt das gleiche Double Opt-In Verfahren wie in Nummer 1 s.o.)
  • Pflegt auch unterschiedliche Adressen in den Ansprechpartnern
  • Fragt in der Kommunikation direkt den Kunden, ob auch generelle Informationen gesendet werden dürfen
  • Hinterlegt die erlaubten Werbekanäle im Kunden (In Winestro.Cloud unter dem Reiter "System")

 

Sammelstelle Nummer 4: Persönlicher Kontakt

Fast jeder Kunde hat heutzutage eine E-Mail Adresse. Auch die, die gerade auf Eurem Hof stehen. Hier ist eine sehr einfache Stelle, um E-Mail Adressen zu sammeln.

  • Druckt ein paar vorgefertigte Zettel mit Feldern für Namen und E-Mail (Alternativ QR-Code aus s.o.)
  • Legt die Zettel an der Kasse aus (falls vorhanden - lies auch unseren Artikel zu Kundenkarten)
  • Fragt Kunden, ob Belege auch zugesendet werden dürfen (Zettel nicht vergessen)
  • Übertragt die Adressen täglich ins System
  • Fordert den Kunden auf doch "gerade vom Smartphone eine Mail zu schreiben", damit Ihr die Adresse habt (QR-Code auf Zetteln nicht vergessen!)

 

Macht dieses Verhalten einmal für einige Wochen zu Ihrem Thema. Ihr werdet sehen, dass vielen (vor allem jungen) Kunden elektronische Post lieber ist als Papier. Traut Euch und fangt mit dem Sammeln an. Ihr werdet sehen, dass es sich sehr schnell lohnt und Euch ein Stück weit näher an Eure Kunden bringt. Achtet auch darauf, Anschreiben immer in E-Mail und Brief aufzuteilen. So kann man in Winestro.Cloud am Ende eines Briefes immer entscheiden, welche Gruppe man wie anschreibt. In unserem nächsten Blogbeitrag werden wir Euch vorstellen, wie versendete Newsletter richtig ausgewertet werden.

 

Sammelstelle Nummer 5: Weinproben

In unserem Artikel zum Thema "gute Weinproben" habt Ihr es sicher schon gelesen: Fragt Daten und Informationen Eurer Weinkunden auch - oder gerade! - bei Weinproben ab. Bietet dem Kunden vertiefende Informationen zu den gerade probierten Weinen an. Hier ist die Handlungsbereitschaft extrem hoch. Wie das am besten geht, erfahrt Ihr in unserem Artikel dazu.

 

Mehr Informationen zum Thema "gute E-Mails"

Wir haben Euch schon viele Informationen und Ideen um das Thema "gute E-Mails" zusammengestellt. Lest auch die anderen Artikel aus unserer "Mailing-Reihe" und werdet zu E-Mail Profis!