Mailing IV: SPAM Risiko in E-Mails verringern | Checkliste

Euch ist sicher schon aufgefallen, dass vermehrt auch "normale" und durchaus erwünschte E-Mails in den SPAM-Ordnern des PCs verschwinden. Das hängt damit zusammen, dass die großen Anbieter von SPAM-Erkennung Software ihre Regeln immer weiter verschärfen, um der immer größer werdenden Flut von E-Mails Herr zu werden. In diesem Artikel stellen wir einige Anregungen und Tipps zusammen, wie Ihr selbst bessere E-Mails schreiben und somit die Gefahr als SPAM deklariert zu werden, senken könnt.

Was bedeutet "SPAM"?

Spam (sprich "Späm") stammt aus dem Englischen und steht dort für so viel wie "Plunder" oder "Abfall" und meint den massenhaften Versand von unerwünschten [elektronischen] Nachrichten. Der Prozess wird "Spamming" oder "Spammen" genannt und der Verursacher oft "Spammer". Spam war ursprünglich die Bezeichnung für eine Dosenfleisch-Marke in England. Diese Marke war auch während des Krieges verfügbar und dadurch fast allgegenwärtig. Die Allgegenwärtigkeit von elektronischen Nachrichten und das SPAM-Phänomen überlagerten sich in den frühen Neunzigern.

Wer entscheidet was "SPAM" ist?

Zum einen kann man Computer im Internet anhand Ihrer eindeutigen Adresse ausfindig machen und sperren. Die Adressen der Computer (Server) werden auf speziellen Rechnern im Netz, den so genannten "SPAM-Listen" gespeichert. Spezielle Programme in den E-Mail Programmen oder sogar direkt beim E-Mail Anbieter fragen diese Listen dann ab und verweigern sofort die Annahme der E-Mail, wenn der Absender auf einer (oder ggf. mehreren Listen) geführt wird. Daneben werden einige Daten des versendenden Computers geprüft:

Darf der Absender über diesen PC senden?
Sind die E-Mails signiert?
Sind die E-Mails gültig?
Trifft diese E-Mail zeitgleich noch in anderen Postfächern ein?
Ist es eine einzelne E-Mail oder ein massenhafter Versand?

Um diese Punkte kümmert sich das Winestro.Cloud Team regelmäßig und prüft, ob es hier etwas zu verbessern gibt. So zögern wir zum Beispiel den Versand immer ein wenig hinaus, damit nicht alle Newsletter auf einmal ankommen und prüfen regelmäßig SPAM-Listen und Signaturen der Mailserver.

Beim Inhalt seid allerdings Ihr gefragt: Auch dazu gibt es spezielle Programme und Listen, die unerwünschte Inhalte filtern. Zur Ablehnung kann schon die Nutzung von Schlagwörtern wie "Viagra", "Kredit" o.ä. führen. Allerdings kann auch eine schlechte und unleserliche - oder sehr auffällige - Formatierung als unerwünscht erkannt und abgelehnt werden.

Wie vermeide ich es, selbst zum Spammer zu werden?

Die grundlegende Regel, die wir auch schon in anderen Beiträgen mehrfach erwähnt haben, ist: Schreibt nur den an, den es auch etwas angeht! Überlegt genau, ob die E-Mail für den Kunden relevant und erwünscht ist. Rechtlich darf man grundlegend auch nur Kunden anschreiben, von denen ein explizites Einverständnis vorliegt. In Winestro.Cloud zum Beispiel ist das an den Newsletter-Abmeldungen erkennbar. (Diese sollten Sie immer unbedingt nutzen.) Die Newsletter-Abmeldung stellt ein direktes Feedback über das Empfänger-Inhalts-Verhältnis dar.

Vermeidet Beschwerden! Viele E-Mail Anbieter haben direkte Beschwerde-Knöpfe oder Formulare, mit dem man schnell eine E-Mail als unerwünscht markiert hat! Ihr kennt das sicher selbst, dass direkt nach dem Erhalt eine E-Mail gelöscht, in den Ordern SPAM/Unerwünscht verschoben wird o.ä. Das ist ein sehr starkes Kriterium und wird im Hintergrund ausgewertet. Überlegt Euch: Wie hoch wird die Wahrscheinlichkeit sein, dass das bei dieser aktuellen E-Mail passiert!?
Macht es Euren Kunden einfach sich abzumelden: Setzt den Abmelde-Link, mit dem sich der Kunde direkt von der Newsletter-Liste streichen kann. Das vermeidet Beschwerden!
Fordert Eure Kunden auf, Eure E-Mail Adresse in das Adressbuch einzutragen.
Macht selbst einen SPAM-Test, bevor die E-Mail versendet wird. Gute Programme wie http://www.mail-tester.com/, findet man dazu im Internet. Besonders Newsletter sollten mehrmals selbst getestet werden!
Ungültige Empfänger entfernen: Pfleg E-Mail Listen und entferne fehlerhafte Rückläufe sofort daraus. Viele fehlerhafte und nicht zustellbare Antworten werden als wichtiges Kriterium gewertet! Geht zum Beispiel ein Newsletter an einen Empfänger (z.B. Gmail etc..) und läuft dort vielfach ins Leere, kann das schnell für Eure Adresse zum Problem werden!
Haltet den Betreff sachlich und werbt nicht zu stark. Vermeide marktschreierische Texte und Formatierungen, da moderne Software dies sehr gut erkennen kann. Bleibe informativ, sachlich und klar strukturiert. Nicht jede Phrase führt sofort zur Ablehnung, aber die Kombination erhöht die Gefahr einer Zurückweisung. Einige Beispiele für Betreff und Textkörper, auf die zum Beispiel Outlook recht heftig reagiert sind (Kommagetrennt):
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  (Für weitere Inspiration schaut doch einfach mal in Euer SPAM-Postfach: Wir sind immer wieder überrascht, wie viele Weingüter solche Phrasen tatsächlich nutzen - ggf. sogar zusammen mit einer schlechten Formatierung.)
Achtet auf gut formatierte E-Mails ohne Fehler. Rechtschreibfehler, kaputte URLs (Links) und seltsam formatierte E-Mails führen nicht nur beim Kunden zur Verwirrung, sondern erreichen diesen im schlimmsten Fall gar nicht.
Wenn Ihr personalisiert über Weinbau-onine.de versendet, achtet darauf Links nicht im Format www.meinlink.de anzugeben, sondern eine Schreibweise wie: "Hier klicken" zu benutzen. Hintergrund: Die Links werden zur Klick-Erfassung ausgetauscht. Führt ein Link nicht direkt dorthin, wohin der Link-Text schließen lässt, kann das schnell als "Phishing" betrachtet werden und wird abgestraft.
Schreibt nie viele Kunden im CC / BCC an. Nutzt die Personalisierung, sodass jeder Kunde eine eigene, nachvollziehbare E-Mail erhält.
Mehr Informationen und Tipps - ständig aktualisiert - findet auch in unserem Handbuch!

NEU: Winestro.Cloud SPAM-Tipps!

Unter jeder E-Mail wird in Winestro.Cloud eine grobe Einschätzung angezeigt, ob und wie diese Werbung als SPAM eingestuft werden könnte: Probieret es einfach aus! Oder noch besser: Buchet eine intensive Newsletter-Schulung bei einem Mitarbeiter.

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